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時間管理工具-追蹤你的時間使用情況

編輯：企業(yè)文化與文化墻可視化制作專業(yè)平臺│掛圖大師發(fā)布時間：2013-01-31 點擊：2996

追蹤你的時間使用情況

　　“在時間的有效運用上，管理者的敵人是自己。”時間管理者應(yīng)先客觀地衡量自己運用時間的方式—自己的時間使用狀況。華為時間管理專家指出，幾乎所有記錄時間使用狀況的人對自己的時間使用方式都會有驚奇的發(fā)現(xiàn)，這種對時間使用情況的追蹤對他們大有裨益。而為了節(jié)省時間而花費少量時間追蹤使用情況，不失為一種明智之舉。

用列表作為工具

　　當(dāng)電腦中突然出現(xiàn)一個耗費內(nèi)存、莫名其妙的線程，將CPU占用率提高到100%時，電腦就會開始裝“死”或者真“死”。這時，我們可以使用“Reset”按鈕。當(dāng)工作中出現(xiàn)一個耗費內(nèi)存的線程時，我們無法設(shè)計一個“Reset”按鈕，但是，我們可以在接下來的工作中做好預(yù)防措施。在華為，員工們發(fā)現(xiàn)了一個很好的方法，即使用列表來記錄每天的時間開銷，用以作為分析時間使用情況的依據(jù)。運用列表工具的過程中，可使用以下6種方法。

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選擇最得心應(yīng)手的列表工具

　　根據(jù)需要及個人習(xí)慣，選擇最得心應(yīng)手的記錄工具。

O紙筆:作為最原始、最廉價的工具，它們是人們記錄時間開稍比較習(xí)慣、方便的方式。

O免費記錄軟件:將免費記錄軟件((3M Post-it Notes Lite)下載到筆記本電腦、智能手機中，保持電腦和手機的電量充足，以隨時記錄時間開銷。

O電子筆:用電子筆“Logitech io"來錄入筆記本等紙面上書寫的文字。

列表時不強求工整

列表的讀者往往是自己，只要自己能看懂即可，不必強求工整。

　　在華為，很多員工都會熟練地運用縮寫、箭頭、線條、對號、叉號及各種各樣的符號和圈圈框框……以最簡便的方式來記錄，除非必要，否則他們不會再花時間重新整理自己的列表。

　　隨手可及的列表和列表工具

　　制作列表時，可以使用鉛筆、圓珠筆、鋼筆或簽字筆等，也可以使用任何一個本子上的某一頁紙、使用專門的黃色便條紙，或在墻壁的白板上寫……但是，那個列表一定是隨手可及的。

O如果一天都在辦公室，那么，華為員工會在辦公桌的圍欄上貼黃色便條紙，或?qū)⒘斜矸旁谔ь^可見的白板上。

O如果一天要做的工作幾乎都在電腦上完成，那么，華為員工會選擇Windows Vista邊欄上的便箋小工具。

O如果一整天都要在外工作，那么，華為員工往往會選擇PDA或者隨身攜帶的小筆記本。確定最重要的那個任務(wù)

　　判斷一件事情是否重要的標(biāo)準(zhǔn)只有一個—是否對目標(biāo)的實現(xiàn)有益。那么，如何判斷一個任務(wù)是否緊急呢?對此，華為的員工們有一套自己的方法:“我們只需將自認(rèn)為緊急的任務(wù)延遲一段時間再處理，就會明白那些任務(wù)實際上都沒有那么緊急，也會更加明確真正對目標(biāo)實現(xiàn)有幫助的、最重要的任務(wù)到底是哪件。”

　　制作專門的下一階段任務(wù)列表

　　除非萬不得已，絕不在任務(wù)完成之前的中途更改列表中的項目，而是啟用下一階段的任務(wù)列表，將新想法記錄下來，然后馬上回到當(dāng)前的任務(wù)列表前，專注于當(dāng)前應(yīng)該完成的任務(wù)。這樣一來，在當(dāng)前的任務(wù)完成后，下一階段的任務(wù)列表上已經(jīng)有相當(dāng)數(shù)量的、具體的待處理項目。

　　給任務(wù)制定核對列表

　　在任務(wù)列表中的每一個項目實施完畢后，華為的員工會用事先制定的檢查列表來確認(rèn)當(dāng)前任務(wù)是否如期完成。如果項目不超過7個或?qū)椖恳呀?jīng)非常熟悉，那么檢查列表時可以在大腦中進行核對，而不必一一寫出;如果任務(wù)項目較為復(fù)雜，最好提前制作一個核對列表，逐一進行核對，以確保無誤。

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